一、申请
我国出口企业在出口贸易业务中，根据进口国的规定或进口商的要求，需要对涉外商业单据文件办理领事认证时，出口企业可以委托我司或者贸促会代为办理。中华人民共和国境内外的自然人、法人或其他经济组织，可以根据需要，自行或委托他人向中国贸促会（中国国际商会）及其授权的地方分、 支会申请代办领事认证。 申请需按下列程序办理申请手续：
1. 填写由中国贸促会统一印制的《代办领事认证申办表》；
2. 提交由中国贸促会（或其分支会）、中国出入境检验检疫局出具的公证或认证的商业文件；
3. 提交驻华使领馆认证所要求的文件复印件及其它相关材料。
二、审核受理
认证文件应当具备以下条件：
1.申办表上所填写的申办国别、公司名称、联系人、电话、传真、申请日期以及印章等应准确无误。申请人要求合理，并符合使馆有关规定（语言、份数、相关单据文件）；
2.提交的认证文件需符合领事认证受理范围的规定；
3.认证文件上的签字或印章清晰，且文件需经相关机构认证，印章不清、模糊、盖倒、重复盖两个章的单据文件不受理。
三、外交部领事司和使领馆认证
贸促会对申请单位提交代办的单据文件审核后，对于可以办理领事认证的单据（如产地证）和官方机构、公证部门出具的文件（例如商检局出具的商检证、动植物检疫局出具的动植物检疫证明等），可按要求直接送外交部领事司进行认证。对拟办理的领事认证，属于贸促会认证范围的单据文件，如：发票、提单、屠宰证、商检公司出具的商检证、保险公司出具保险单等，先由贸促会直接加盖单据证明专用章予以认证，然后送外交部领事司认证。对于需制作国际商事证明书的，先由总会或指定分会出具国际商事证明书，再送外交部领事司或指定省份外事办进行认证。
四、认证时间
贸促会将受理的文件输机、制单、整理后，需一个工作日送外交部领事司（外事办）认证；外交部（外事办）认证后送各使领馆认证（具体时间参照各国驻华使领馆规定、收费一览表），经使领馆、外交部（外事办）认证好的文件，当天取回并当天核销完毕，通知各申请企业付款并领取文件。
